LA MALEDICTION DES URGENCES
1. LA MALEDICTION DES ACTIVITES URGENTES.
Comment cela est-il possible ?
Comme vous le savez surement, nous passons la majorité de notre temps à gérer des urgences, des imprévus, des interruptions, des distractions... sans que pour autant notre travail soit réellement productif.
Autant vous dire que les résultats impactants ne sont pas souvent au rendez-vous ! Je dirais même plus que dans ce cas la valeur ajoutée de notre travail est "quasi-nulle". Difficile de l'entendre mais c'est la dure réalité.
Alors pourquoi ?
La vérité c'est que nous nous focalisons sur les urgences, c'est à dire sur les activités à bas rendement (BR) au lieu de nous concentrer sur le plus important, les activités à haut rendement (HR).
Le côté obscur de cette histoire réside dans le fait que les activités à haut rendement ne sont pas urgentes et que donc nous décidons très souvent de les décaler, jusqu'à ce que cela devienne une vraie urgence.
Et c'est là où tout se complique parce que nous n'avons plus beaucoup de temps pour traiter l'activité à haut rendement, donc importante pour notre travail.
Le stress s'intensifie, les erreurs s'accumulent, la finition est approximative, l'investissement est minimaliste. Je vous laisse deviner quelles peuvent être toutes les conséquences d'un tel fonctionnement sur votre motivation, vos résultats ou votre santé.
Une urgence appelle une autre urgence, et ainsi de suite. C'est le fameux cercle vicieux des urgences ou la malédiction des urgences.
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| La course à l'urgence (illustration Yoann Tiger) |
2. QUELLES SONT LES ACTIVITES A HAUT RENDEMENT ?
Selon Florent Bouër, reprendre le contrôle de son temps, afin de cibler les activités à haut rendement (HR), revient à se poser trois grandes questions :
- Est-ce que l'activité produit des résultats à long terme ?
- Est-ce que l'activité crée de la valeur et se situe en amont du processus de travail ?
- Est-ce que l'activité, si elle est négligée, produit des dysfonctionnements en cascade ?
Si vous répondez "oui" à ces 3 questions pour une activité, c'est que vous avez identifié du haut rendement.
Prenons l'exemple suivant : vous avez décidé de développer vos compétences et de vous former à la gestion du temps.
Cette activité de formation produira des résultats à long terme (si vous appliquez et mettez en pratique le contenu de la formation).
Les nouveaux acquis vous permettront de créer de la valeur ajoutée dans votre travail et certainement d'atteindre de nouveaux objectifs. C'est un nouveau départ avec de nouveaux comportements, de nouvelles habitudes, de nouveaux outils. Cette activité se situe bien en amont d'un processus de développement personnel.
Si cette activité de formation en gestion du temps est négligée, il est probable que vous deviez faire face à des problèmes d'efficacité, d'organisation, de remise en cause de vos futurs projets ou plans de carrière, ou même peut-être des projets dans votre vie personnelle. Nous retrouvons bien ici l'effet cascade.
Cette activité de formation est une activité à haut rendement. Il convient donc de vous concentrer pleinement sur cette activité car elle est importante et impactante pour la suite de vos projets.
Pour résumé, prenez du temps pour bien distinguer les activités à haut rendement (HR) des activités à bas rendement (BR) afin de ne pas tomber dans la malédiction des urgences.
Et surtout rééquilibrez au maximum vos activités en privilégiant les tâches importantes et non urgentes !
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| Balance des activités HR (vert) et BR (rouge) (illustration Yoann Tiger) |
3. LA MAGIE DE LA LOI DE PARETO
Pour contrecarrer la malédiction des urgences, vous pouvez également appliquer une loi du temps très connue attribuée à Vilfredo Pareto, la loi Pareto ou également appelée la règle des 80/20.
Le principe est assez simple et s'applique à un grand nombre de domaines : 20% des activités produisent 80% des résultats. Appliqué à l'efficacité au travail, cela se traduit par 20% de votre temps produit 80% des résultats.
Vous pouvez légitimement vous poser les questions suivantes :
- Est-ce que je me concentre suffisament sur les 20% de mes activités qui produisent 80% des résultats ?
- Quelles sont mes activités qui produisent 80% des résultats ?
- Quels sont les résultats attendus ?
- Comment je fais pour cibler prioritairement ces 20 %
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| Loi de Pareto, règle des 80/20 20% des efforts produisent 80% des résultats (illustration Yoann Tiger) |
Vous l'avez compris, savoir gérer les urgences, c'est avant tout savoir gérer ses priorités, en vous focalisant sur ce qui est vraiment important !
Je vous partage trois citations pour optimiser votre efficacité :
"Les choses urgentes sont rarement importantes", D. Eisenhower.
"L'essentiel prend peu de temps, l'accessoire beaucoup de temps", V. Pareto.
"Le manque de temps n'est qu'un manque de priorités", T. Ferriss.
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